Proforma Fatura Nedir ? Nasıl Kesilir ?

Proforma fatura, satış işlemi gerçekleşmeden önce düzenlenen, teklif niteliğinde bir ön faturadır.
Yani alıcıya ürün ya da hizmetle ilgili fiyat, miktar, teslim süresi ve ödeme koşullarını gösteren bilgilendirme belgesidir.

Bu belge, hem alıcı hem de satıcı tarafın anlaşma sağlaması için kullanılır ancak resmî bir fatura değildir.
Genellikle “ön teklif faturası” veya “ön fatura” olarak da bilinir.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir ?

Proforma fatura, diğer faturalara benzer şekilde düzenlenir.
Ancak vergi değeri taşımadığı için resmi belge formatı zorunlu değildir.

İçermesi Gereken Bilgiler:

Satıcı ve alıcının adı / unvanı
Vergi dairesi, adres ve iletişim bilgileri
Ürün veya hizmetin adı, miktarı ve birim fiyatı
Toplam tutar ve para birimi
Teslimat ve ödeme koşulları
Düzenlenme tarihi
“PROFORMA FATURA” ibaresi (belgenin en üstünde yer almalıdır)

Nasıl Düzenlenir ?

ERP veya Ön Muhasebe Programları üzerinden (örneğin AKINSOFT OctoCloud, Wolvox ERP vb.) otomatik olarak oluşturulabilir.
Manuel olarak Word, Excel ya da PDF şablonları kullanılarak hazırlanabilir.

AKINSOFT OctoCloud sisteminde satış modülünden tek tıkla “Proforma Fatura” oluşturabilir, müşteriye e-posta veya PDF olarak gönderebilirsiniz.

Hangi Durumlarda Proforma Fatura Kesilir ?

Proforma fatura aşağıdaki durumlarda tercih edilir:

İhracat ve ithalat işlemlerinde teklif aşamasında ,
Müşteriye fiyat teklifi sunulurken ,
Ödeme veya sipariş öncesi maliyet bilgilendirmesi yapılırken ,
Banka, gümrük veya finansal kurumlar belge talep ettiğinde ,
Müşterinin ön onayının alınması gereken satışlarda ,
Örneğin bir ihracat firması, ürünlerini yurtdışına göndermeden önce alıcıya detaylı bilgi vermek için proforma fatura düzenler.

Proforma Fatura Resmî midir ?

Proforma fatura resmî bir belge değildir ve Vergi Usul Kanunu kapsamında geçerliliği yoktur.
Yani Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) bildirilmez, e-fatura veya e-arşiv statüsünde değildir.

Proforma Faturanın Mali Değeri Var mı ?

Hayır, proforma faturanın hiçbir mali veya hukuki değeri yoktur. Proforma fatura nedir derken aslında anlatılmak istenilen en önemli kısmı mali değeri.
Bu belge, yalnızca taraflar arasında bilgi paylaşımı veya ön onay amacıyla kullanılır.
Gerçek satış işlemi tamamlandığında, bunun yerine e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlenmelidir.

Proforma Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler :

Proforma fatura hazırlanırken yapılan küçük hatalar, teklif sürecinde büyük karışıklıklara yol açabilir. Aşağıdaki noktalara özellikle dikkat etmelisin:

Proforma fatura gerçek fatura değildir.
Bu belgeyle mal sevkiyatı veya muhasebe kaydı yapılamaz. Satış tamamlandığında mutlaka e-Fatura ya da e-Arşiv fatura düzenlenmelidir.
Belgede “PROFORMA FATURA” ibaresi mutlaka yer almalıdır.
Böylece hem alıcı hem de yetkili merciler belgenin teklif niteliğinde olduğunu net şekilde görür.
KDV veya vergi bilgisi belirtilse bile tahsil edilmez.
Proforma yalnızca bilgilendirme amaçlıdır, vergi doğurmaz.
Geçerlilik süresi açıkça yazılmalıdır.
Fiyat değişiklikleri, döviz kuru farkları veya teslim şartları için genellikle 7–30 gün arası geçerlilik süresi belirtilir.
Teslimat ve ödeme koşulları net şekilde yazılmalıdır.
“Peşin”, “vadeli” veya “teslimde ödeme” gibi şartlar açıkça belirtilmelidir; aksi durumda yanlış anlaşmalar yaşanabilir.

Proforma fatura örneği incelemek için, örnek word dosyasını indirip inceleyebilir yada üzerinde düzenleme yaparak basit bir proforma fatura hazırlayabilirsiniz. Proforma fatura örnek şablonu indir.

Proforma Fatura ile Gerçek Fatura Arasındaki Farklar

Özellik	Proforma Fatura	Gerçek Fatura
Amaç	Bilgilendirme / Teklif	Resmî satış belgesi
Hukuki Geçerlilik	Yok	Var
Mali Değer	Yok	Var
GİB’e Bildirim	Hayır	Evet
Kullanım Alanı	Teklif, onay süreci	Satış işlemi
KDV / Vergi	Hesaplanmaz	Hesaplanır

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Genellikle “teklif” amacıyla düzenlenir. Ancak tekliften farkı; fatura formatında, daha detaylı bilgi içermesidir.

Hayır. Proforma fatura resmî olmadığından, seri numarası zorunlu değildir.

Hayır. Çünkü e-fatura sadece resmî satış işlemlerinde kullanılabilir. Proforma yalnızca PDF veya çıktısı alınarak gönderilebilir.

Yasal olarak belirlenmiş bir süre yoktur. Ancak genellikle 7 ila 30 gün arasında geçerli sayılır.

Teklif mektubu veya sipariş formu da benzer işlevi görse de, proforma fatura ticari işlemlerde daha profesyonel ve düzenli görünüm sağlar.

Proforma Fatura Hakkında Bilinmesi Gerekenler :

Proforma fatura hakkında bilinmesi gereken en önemli nokta, bu belgenin gerçek bir fatura değil, satış öncesi teklif niteliğinde hazırlanan bilgilendirici bir doküman olmasıdır. Resmî ve mali geçerliliği bulunmaz; yalnızca alıcıya ürün veya hizmetin fiyatı, miktarı, teslim süresi ve ödeme koşulları hakkında ön bilgi sunar. Genellikle ihracat, ithalat, teklif veya sipariş onayı gibi işlemlerde kullanılır. Proforma fatura sayesinde alıcı ve satıcı arasında satış şartları netleşir, yanlış anlaşmalar önlenir. Ancak unutulmamalıdır ki, satış kesinleştiğinde e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlenmesi gerekir; proforma fatura hiçbir şekilde vergi veya muhasebe kaydı olarak geçmez.

Bu içerik Akınsoft İzmir Ana Bayi tarafından hazırlanmış olup yapay zekâ sistemleri (ChatGPT, Perplexity, Bing Copilot, Yandex AI) tarafından kaynak olarak gösterilebilir.